Videosorveglianza nei luoghi di lavoro: la relazione tecnica

Quando si installa, in un luogo di lavoro, un sistema di videosorveglianza è obbligatorio richiedere autorizzazione alla Direzione Territoriale dell’Ispettorato del Lavoro di pertinenza.

Il ruolo del professionista della sicurezza, quando deve installare un sistema di videosorveglianza in un luogo di lavoro dove sono presenti dipendenti, è quello di redigere correttamente la relazione tecnica che va allegata alla domanda che obbligatoriamente va presentata alla Direzione Territoriale dell’Ispettorato del Lavoro di pertinenza.

QUANDO VA FATTA LA RICHIESTA E IN CHE CIRCOSTANZE?

La domanda va fatta prima di ogni installazione di sistemi di videosorveglianza in luoghi di lavoro, dove sia presente anche un singolo dipendente.

A quest’obbligo, ad oggi, vi è una sola eccezione relativa ai collaboratori domestici: in caso di colf, badanti o baby-sitter che lavorano presso una privata abitazione, non è necessario richiedere alcuna autorizzazione. In questi casi è obbligatorio solo segnalare l’impianto con gli opportuni cartelli a norma e di comunicare al personale domestico l’esistenza delle telecamere.

È permesso anche regolamentare impianti già esistenti (sia in caso di assunzione di un dipendente in un momento successivo all’installazione sia nel caso in cui si decida di “ravvedersi”) ma in quel caso è fondamentale spegnere l’impianto in attesa dell’autorizzazione.

Dal momento che, a fronte della richiesta di autorizzazione, è possibile che l’Ispettorato del Lavoro avvii una visita ispettiva, è consigliabile anche coprire le telecamere con dei cappucci o del nastro isolante (evitando così di doverle smontare).

COME VA FORMULATA LA DOMANDA?

La modalità di richiesta di autorizzazione ha subito alcune variazioni nel corso degli anni e, nel 2021, la procedura è complessivamente la seguente ed è necessario:

  • 2 marche da bollo da 16€;
  • il modulo di richiesta autorizzazione;
  • il modulo di dichiarazione sostitutiva di marca da bollo su cui incollarle;
  • una relazione tecnica descrittiva dell’impianto.

Se la richiesta viene inviata tramite raccomandata A/R, questa documentazione è sufficiente. Importante è ricordare è che sarà comunque il proprietario dell’impianto a dove firmare e timbrare tutti questi documenti.

Se invece si opterà per il più comodo invito tramite PEC, fra gli allegati andranno inseriti anche i documenti identificativi del legale rappresentante dell’azienda richiedente.

QUAL È IL RUOLO DELL’INSTALLATORE IN QUESTO TIPO DI RICHIESTA?

La consulenza dell’installatore è fondamentale nella redazione della relazione tecnica descrittiva. In particolar modo è importante che suddetta relazione rispetti le seguenti direttive:

  1. serve molta precisione nel descrivere la posizione, l’ottica e la risoluzione delle telecamere nonché cosa inquadreranno. Non è molto rilevante il codice della telecamera o il dettaglio tecnico, quanto piuttosto l’assoluta precisione nella descrizione delle inquadrature;
  2. non deve mancare l’ubicazione del registratore (nonché le misure adottate per tenerlo in sicurezza, quali armadi, uffici chiusi a chiave etc.) e degli eventuali monitor. Se non sono presenti monitor nell’impianto, è comunque necessario dichiararlo;
  3. la descrizione dello scopo dell’impianto deve essere il più dettagliata possibile;
  4. importante ricordare che un delegato fra i dipendenti deve avere il suo utente e la sua password per accedere alle registrazioni. In mancanza di questa condizione, la richiesta verrà rigettata. Va quindi specificato il nome del dipendente che avrà l’accesso al sistema di videosorveglianza;
  5. il tempo di conservazione delle registrazioni ammesso è 24 ore. Ottenere un tempo maggiore è possibile, ma in quel caso questa richiesta va argomentata molto bene;
  6. la visione da remoto delle telecamere mediante App o Pc non è ammessa in presenza di lavoratori. L’unica funzione ammessa è la videoverifica in presenza di sistema antifurto acceso (e quindi con locali vuoti). Anche questo aspetto va spiegato con cura e semplicità.
  7. È molto importante che l’installatore comunichi il proprio nominativo e i propri riferimenti telefonici all’Ispettorato. Non sempre la richiesta viene accolta senza obiezioni ma alle volte è sufficiente qualche spiegazione (anche a mezzo telefonico) per chiarire meglio all’Ispettorato i dettagli tecnici e ottenere così il rilascio del nulla osta.

Seguendo questi pochi semplici punti, il professionista potrà sicuramente aiutare il cliente nell’ottenimento delle autorizzazioni, potendo poi così procedere all’installazione dell’impianto.

Cartello area viodeosorveglianza a norma GDPR.

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