A gennaio 2022 scatteranno le nuove regole in materia di gestione documentale contenute nelle Linee Guida AgID che permetteranno di adottare uno standard che consenta di accertare che il documento sia autentico, integro e conforme.

A partire dal 1° gennaio 2022 entrerà in vigore la versione aggiornata delle Linee Guida AgID, ovvero le regole tecniche in materia di formazione, protocollazione, gestione e conservazione del documento, già precedentemente regola te nei DPCM del 2013 e 2014. La loro attuazione, inizialmente prevista per lo scorso 7 giugno 2021, è stata prorogata con la Determinazione n.371 del 17 maggio 2021 «a seguito di numerose interlocuzioni e richieste di modifica provenienti da associazioni di categoria e amministrazioni», come si legge nelle note emesse dall’Agenzia per l’Italia Digitale.

Linee Guida AgID, l’obiettivo delle nuove regole

L’obiettivo generale delle nuove regole mira a consentire che la gestione complessiva del documento informatico risulti semplificata attraverso una visione di insieme che aggrega in un corpo unico materie prima disciplinate separatamente, ma anche a creare maggiore consapevolezza sull’importanza di considerare la vita del documento informatico in tutti i suoi aspetti. La dematerializzazione, infatti, non solo delle fatture ma di tutti i documenti che accompagnano prodotti e servizi durante il ciclo dell’ordine, ha contribuito a un risparmio di tempo e risorse, ma finora non era così scontato che le procedure di emissione e conserva zione dei documenti digitali fossero in linea anche con le nuove disposizioni.

Tali Linee Guida riguardano e sono obbligatorie per tutti i soggetti, sia della Pubblica Amministrazione sia delle imprese private. La nuova versione è disponibile sul sito istituzionale di AgID.

Gestione documentale

La gestione documentale è un processo che può essere suddiviso in tre fasi principali: formazione, gestione e conservazione. Nella fase di formazione devono essere perseguiti obiettivi di qualità, efficienza, razionalità, sistematicità, accessibilità e coerenza alle regole tecniche che presidiano la formazione dei documenti. Una corretta gestione dei documenti sin dalla loro fase di formazione rappresenta la migliore garanzia per il corretto adempimento degli obblighi di natura amministrativa, giuridica e archivistica tipici della gestione degli archivi pubblici.

Dal punto di vista archivistico, si distinguono tre fasi di gestione in ragione delle diverse modalità di organizzazione e utilizzo dei documenti:

1. archivio corrente, che riguarda i documenti necessari alle attività correnti;
2. archivio di deposito, che riguarda i documenti ancora utili per finalità amministrative o giuridiche, ma non più indispensabili per la trattazione delle attività correnti;
3. archivio storico, che riguarda i documenti storici selezionati per la conservazione permanente.

La gestione dei documenti informatici viene poi trasferita in un sistema di conservazione realizzato secondo quanto disposto dal CAD e dalle Linee Guida. La conservazione digitale a norma diventa un passaggio fondamentale all’interno dell’intero processo, che richiede procedure e flussi di lavoro specifici e che rientrano in una strategia più ampia di trasformazione digitale dell’azienda.

Le modifiche

Vediamo nello specifico alcune delle modifiche più sostanziali delle Linee Guida.

Corretta formazione di copie e duplicati

Nel secondo capitolo, ad esempio, vengono analizzate e fornite le indicazioni sulla corretta formazione di copie e duplicati, dettagliando il processo di certificazione per la produzione della copia informatica di un documento analogico, certificazione alla quale viene dedicato l’allegato 3 (Certificazione di processo). Si tratta di un passaggio fondamentale per la corretta dematerializzazione degli archivi cartacei, a garanzia del mantenimento del valore giuridico, fiscale e civilistico dei documenti.

Conservazione dei documenti informatici

Il quarto capitolo delle Linee Guida AgID è interamente dedicato alla conservazione dei documenti informatici in cui l’uso dei metadati sarà fondamentale, specificando quali degli oggetti digitali devono essere conservati tramite l’adozione di regole, procedure e tecnologie per garantirne le caratteristiche di autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità, reperibilità.

Per quanto riguarda i ruoli del processo di conservazione, i privati potranno nominare un responsabile del servizio di conservazione esterno, a differenza di quanto consentito sino a oggi. Un’altra novità riguarda l’utilizzo dello standard UNI SInCRO, nella versione più recente, che garantisce l’interoperabilità e l’importanza della scelta di formati idonei alla conservazione a lungo termine, individuati nell’allegato 2 (Formati di file e riversamento).

Infine, vengono riportate le attività che permettono la corretta redazione del manuale di conservazione, attività che non possono essere delegate all’esterno dell’azienda. Tale documento informatico deve contenere, tra gli altri, i dettagli sull’organizzazione, i soggetti coinvolti e i ruoli svolti dagli stessi, il modello di funzionamento dell’azienda titolare dell’archivio oggetto di conservazione e i requisiti posseduti dalle piattaforme di conservazione digitale.

Gli allegati

Oltre a quelli già citati, le Linee Guida contengono altri 4 allegati:

• Glossario dei termini e degli acronimi;
• Standard e specifiche tecniche;
• Metadati;
• Comunicazione tra AOO di Documenti Amministrativi Protocollati.

Alcune novità riguardano sono riportate negli Allegati 5 e 6 focalizzati, rispettivamente, sui Metadati e sulla Comunicazione tra AOO di Documenti Amministrativi Protocollati. I metadati sono delle informazioni che accompagnano il documento sin dalla sua creazione e che aiutano a identificarlo nella forma e nel contenuto. Altre modifiche riguardano un nuovo formato XML, uno dei principali obblighi per la fattura elettronica 2022 che deve essere gestito in modo adeguato.