Avv. Stefano Casali, Casali & Partners Avvocati e commercialisti (MI)
Se un’impresa decide di gestire “in proprio” il problema degli insoluti può anche cavarsela, se il debitore paga quanto deve. Ma se la gestione “in proprio” degli insoluti non dà risultati, allora bisogna affidarsi ad un legale. Cerchiamo, quindi, di capire quali sono i documenti che vanno preparati e consegnati all’avvocato, le alternative giudiziarie ed i costi di massima.
I documenti essenziali
Primo documento: la fotocopia della lettera di messa in mora – La prima cosa importante è la fotocopia della lettera di messa in mora che è stata sottoscritta e spedita allegando anche copia della fattura: si tratta in sostanza dell’ultima raccomandata con la quale è stato diffidato il debitore a pagare minacciando di procedere giudizialmente se non avesse adempiuto entro un certo termini. Ricordarsi di consegnare al legale anche l’originale della cartolina di ritorno firmata dal ricevente.
Attenzione: se il debitore è un privato dovete accertarvi che l’indirizzo al quale avete spedito la lettera sia quello di residenza. Se è una ditta individuale o una società di persone (S.n.c. o S.a.s.) io consiglio sempre di spedire due raccomandate: una presso la residenza dell’impresario (ditta individuale) o di tutti i soci (se si tratta di una S.n.c.) o presso la residenza del solo socio accomandatario (nel caso di una S.a.s.), mentre la seconda identica lettera raccomandata (sempre con la ricevuta di ritorno) va spedita presso la sede legale della società. Se il debitore, invece, è una società di capitali (S.r.l. o S.p.A.) è sufficiente assicurarsi di spedirla solo presso la sede legale.
Anche la sede legale va verificata con cura. Infatti non bisogna dare per scontato che questa sia presso l’indirizzo dove opera l’impresa, poiché quello potrebbe facilmente essere di una sede operativa, di una sede amministrativa o solo un’unità locale. Molte persone, addirittura, preferiscono domiciliare la sede legale presso lo Studio professionale di un avvocato o di un commercialista; in questo caso è lì che dobbiamo scrivere, limitandoci ad indicare solo la ragione sociale (nome) della società e l’indirizzo; non è necessario indicare anche il nome dello Studio.
Secondo documento, la fattura definitiva – Non servono preventivi o altro, ma la fattura. Qualche giudice pretende anche una estratto autentico (formalità espletata solitamente da un notaio) delle scritture contabili che attesti la registrazione della fattura. Fortunatamente la maggior parte dei giudici non richiede ciò, anche perché questo comporterebbe una ulteriore perdita di tempo e di costi che andrebbero ad aggiungersi ai disagi inferti dal mancato incasso e spesso dall’anticipo dell’I.V.A. che avete già corrisposto.
Terzo documento, i materiali – Se il credito deriva da una fornitura di materiale, sarebbe opportuno che produciate anche un documento che ne attesti la consegna e la ricezione. Fino a qualche tempo fa questo era provato con la sottoscrizione della “bolla di accompagnamento” da parte del ricevente. Attualmente, nella maggioranza dei casi, ciò avviene con la sottoscrizione – per ricevuta – della sola fattura riportante anche l’elenco dei materiali che vale anche come “documento di trasporto”.
Se il credito, invece, deriva dalla prestazione di un servizio, è buona norma fare firmare sempre, al termine del lavoro, una “scheda di intervento” dove vanno indicati: il committente, una sommaria descrizione del lavoro eseguito, i materiali forniti, la data di intervento, le ore impiegate ed il numero di persone che hanno operato. Chiedete sempre che il sottoscrittore firmi “per esteso in modo leggibile” e che apponga di proprio pugno anche il luogo (città) e la data. Affinché non ci siano dubbi sulla sua personale presa visione del documento in caso di contestazione.
Sarebbe opportuno, se possibile, richiedere sempre, preventivamente, al committente anche un ordine/richiesta di lavorazione; inviata via telefax (da preferire sempre alla corrispondenza e-mail che non fornisce prova certa a meno che si tratti di “posta elettronica certificata”) o sottoscritta in originale di persona, per esempio in occasione di una accettazione di preventivo. Anche questi documenti sono utili per provare non solo che il lavoro è stato eseguito e i materiali forniti; ma anche che il lavoro è stato espressamente richiesto e accettato.
Informare l’avvocato
Se, come capita spesso quando ci sono mancati pagamenti, la controparte ha sollevato delle contestazioni documentabili e – a maggior ragione – se avete riscontrato ciò, dovete consegnare al Vostro avvocato di fiducia anche tutta la corrispondenza intercorsa. Affinché egli abbia un quadro completo della situazione e possa decidere l’opportunità, o meno, di utilizzare tutta, o parte, della documentazione. Ogni notizia in vostro possesso che riguarda il creditore va comunicata – e possibilmente documentata – al legale che Vi assiste. Ad esempio: copie di assegni o riferimenti bancari del debitore, copie di carte di identità o visure societarie, nominativi ed indirizzi di testimoni che possono confermare le Vostre pretese.
“Decreto ingiuntivo” o atto di citazione?
Le azioni giudiziarie sono finalizzate ad ottenere un “titolo” (decreto che ingiunge il pagamento o sentenza) che varrà per procedere esecutivamente (anche forzatamente) per recuperare il denaro. Le vie legali perseguibili per ottenere il “titolo”, quindi, sono essenzialmente due: il ricorso per ottenere un “decreto ingiuntivo” o un atto di citazione per ottenere una sentenza.
A seconda dell’importo, della ipotizzata solvibilità del debitore, dei tempi del Tribunale (o del Giudice di Pace se gli importi sono inferiori a €. 5.000,00), delle probabilità che la controparte si opponga al decreto ingiuntivo o resista in giudizio e altre valutazioni che il Vostro avvocato saprà certamente fare, si deciderà quale delle due procedure sarà più adatta al caso di specie. In linea di massima se il credito è “certo, liquido ed esigibile” e sussistono motivi che non facciano prevedere una opposizione nei 40 giorni dalla notifica: suggerisco di ricorrere al “decreto ingiuntivo”; poiché, decorsi appunto i 40 giorni dalla notifica, diviene subito esecutivo. Inoltre se lo Studio legale e l’autorità giudiziaria emittente sono organizzati telematicamente, i tempi di emissione del decreto, che ingiunge il pagamento, sono rapidi. I costi delle procedure sono sempre rapportati alla somma di denaro che si richiede giudizialmente. È onesto l’avvocato che, all’inizio, si limita a richiedere al proprio cliente le sole “spese vive” necessarie per giungere almeno alla notifica del “titolo” al debitore. Questi costi sono in buona parte preventivabili poiché definiti in tabelle: tuttavia non è possibile in questa sede elencare tutte le ipotesi di costo, poiché sono numerose e, soprattutto, variabili a seconda dell’autorità giudiziaria cui ci si rivolge e, quindi, dello scaglione del valore azionato (Giudice di pace se l’importo è inferiore a €. 5.000,00 e Tribunale se l’importo è superiore). Possiamo, però, dire che le voci di costo iniziale sono prevalentemente imputabili al pagamento di un “contributo unificato” (variabile), a marche da bollo, copie autentiche del titolo, tassa di registro e costi di notifica.
Facciamo quattro conti
Giusto per dare un’idea posso comunque dire che un procedimento di ingiunzione davanti al Tribunale, per una somma, per esempio, compresa tra € 15.000 e €. 26.000 richiede un esborso, di “costi vivi” iniziali (esclusi, quindi, i compensi professionali) di almeno € 200 circa, cui dovrà aggiungersi la tassa di registro che calcola, di volta in volta, l’Agenzia delle Entrate secondo i parametri previsti dal Testo Unico sulle imposte di registro art. 37 DPR n.131 del 1986 (in ogni caso l’importo non è inferiore al 3% del capitale). Se dopo la notifica il debitore non paga (e non avvia una procedura di opposizione) occorre procedere esecutivamente e prevedere ulteriori € 200 circa, sempre escludendo i compensi professionali. Invece per il recupero di una somma, ad esempio, inferiore a €. 1.000 (in questo caso – lo ricordiamo – si interviene presso il Giudice di pace, dove i costi sono più contenuti, essendo l’importo inferiore a €. 5.000), il procedimento di ingiunzione giustificherebbe un “fondo spese” di almeno € 50 (la tassa di registro non si applica in questo caso) e di ulteriori € 150 per l’eventuale procedura esecutiva (pignoramento).
Come affrontare i “debitori professionisti”?
Naturalmente, sia nella fase monitoria che in quella esecutiva, oltre all’importo spettante al creditore, vengono conteggiati al debitore anche tutte le spese legali che ha dovuto affrontare il creditore. Nella malaugurata ipotesi che non si riesca a recuperare il credito e/o le spese legali – nonostante la doverosa analisi che, prima di procedere, l’avvocato deve effettuare congiuntamente al proprio cliente sulle possibilità di soddisfo e sulla figura del debitore – lo Studio legale rilascerà un documento (certificazione ex art. 101 T.U.I.R.) che giustifica, innanzi all’Agenzia delle Entrate, il fatto che il credito possa essere portato correttamente in deduzione; un documento che le società di capitali dovranno inserire obbligatoriamente in bilancio.
I tempi rapidi – Rammento che se ci si attiva rapidamente per il recupero del credito (è importante non fare passare molto tempo dalla scadenza del pagamento, sia in via “bonaria”, sia giudizialmente, v “Elettro” n 3 – marzo 2013) può accadere che il debitore paghi subito appena gli si notifica il “titolo”. Con evidente vantaggio in termini di costi, ma anche di tempi.
“Scavalcare” l’avvocato? – Può anche accadere che una volta ricevuta la notifica dell’ingiunzione di pagamento (o della sentenza), il debitore tenti di accordarsi direttamente, “scavalcando” il legale che gli ha notificato l’atto: in questo modo evita il pagamento delle spese legali e, spesso, ottiene uno sconto o una dilazione nei pagamenti. Sconsiglio di prestarsi a ciò, anche se siete allettati dall’idea di ricevere un pronto pagamento. Infatti suggerisco di informare sempre, ed in ogni caso, il Vostro avvocato; non solo per una questione di correttezza, ma anche perché le spese legali che dovrebbe pagare la controparte rischiate di doverle, poi, pagare Voi (cosa che si può anche fare, ma è meglio concordare prima l’importo con il legale affinché non Vi troviate brutte sorprese: per esempio che l’offerta a tacitazione di ogni Vostra pretesa che avete concordato con il Vostro debitore è pari o di poco superiore a quella che dovreste corrispondere all’avvocato. In questa ipotesi l’avvocato resterebbe quello ha guadagnato più di tutti, cosa che non dovrebbe accadere mai!).
I giochetti dei professionisti – In secondo luogo, accordarsi autonomamente, pone dei concreti rischi di non riuscire, poi, a tutelarsi nell’ipotesi in cui il debitore non rispetti gli accordi e, al tempo stesso, non potersi più avvalere del risultato ottenuto giudizialmente perché, ormai, i tempi si sono prescritti. Questo, purtroppo, è un “giochetto” utilizzato spesso da quelli che io chiamo “debitori professionisti”.
